Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem z platformy edukacyjnej Lexicave. Dokument obejmuje zarówno sytuacje, w których Usługodawca świadczy usługi edukacyjne (naukę języka hiszpańskiego) bezpośrednio dla swoich własnych uczniów jako jedyny Administrator Danych Osobowych, sytuacje, w których udostępnia platformę zewnętrznym szkołom językowym i niezależnym nauczycielom (działając jako podmiot przetwarzający w imieniu tych szkół), jak i sytuacje, w których Usługodawca przetwarza dane techniczne, bezpieczeństwa i rozliczeniowe jako odrębny administrator danych.
W zależności od relacji i celu korzystania z platformy wyróżnia się następujące modele ról i odpowiedzialności w zakresie ochrony danych osobowych:
W odniesieniu do danych, które operator pozyskuje bezpośrednio od użytkownika lub klienta, operator spełnia własny obowiązek informacyjny poprzez udostępnienie niniejszej Polityki Prywatności najpóźniej w chwili pozyskania danych albo przy pierwszym kontakcie związanym z usługą, zależnie od modelu pozyskania danych.
Operator może przetwarzać następujące kategorie danych, zależnie od sposobu korzystania z platformy:
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od Ciebie (w procesie zapisu na zajęcia prowadzone przez Usługodawcę lub rejestracji na platformie), od zewnętrznej szkoły lub nauczyciela zapraszających Cię do ich przestrzeni szkolnej albo z automatycznie generowanych logów technicznych związanych z korzystaniem z platformy.
W zakresie, w jakim operator działa jako administrator danych (w tym jako bezpośredni administrator danych swoich własnych uczniów oraz administrator danych technicznych i bezpieczeństwa), dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
W odniesieniu do danych przetwarzanych w ramach przestrzeni szkolnych prowadzonych przez zewnętrzne szkoły językowe albo zewnętrznych nauczycieli, cele i podstawy prawne przetwarzania określa ta szkoła lub ten nauczyciel jako administrator danych. Operator przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający (procesor), z zastrzeżeniem własnych danych technicznych i bezpieczeństwa opisanych w niniejszej Polityce.
Platforma nie oferuje otwartej, publicznej rejestracji uczniów. Konta użytkowników w przestrzeni szkolnej są zakładane wyłącznie przez samych użytkowników na podstawie linku zapraszającego wygenerowanego przez uprawnioną szkołę, nauczyciela albo administratora danej przestrzeni (w tym przez Tomasza Horodeckiego dla jego własnych uczniów). W przypadku osób małoletnich uczących się bezpośrednio u Tomasza Horodeckiego, umowa o naukę zawierana jest z rodzicem lub opiekunem prawnym małoletniego (albo za jego zgodą), który podaje dane ucznia w celu realizacji usługi edukacyjnej. W przypadku zewnętrznych szkół językowych to właściwy administrator danych odpowiada za zapewnienie właściwej podstawy prawnej oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec małoletnich lub ich rodziców/opiekunów.
Jeżeli w danej przestrzeni szkolnej została włączona funkcja chatbotu Lexibat albo jeżeli nauczyciel lub administrator przestrzeni szkolnej samodzielnie uruchomi konto testowe Lexibata, w ramach świadczenia usługi może dochodzić do przetwarzania danych potrzebnych do wygenerowania i pokazania danych logowania do serwera Matrix, informacji o akceptacji komunikatu ostrzegawczego, treści wiadomości kierowanych do chatbotu, treści odpowiedzi generowanych w ramach rozmowy oraz danych technicznych niezbędnych do dostarczenia komunikacji przez własny serwer Matrix operatora. Jeżeli użytkownik korzysta z funkcji przesyłania obrazów lub nagrań głosowych, przetwarzane mogą być również takie załączniki lub ich technicznie niezbędne transkrypcje. Funkcja ta służy wspieraniu nauki języka, w szczególności prowadzeniu ćwiczeń językowych, poprawianiu błędów i odpowiadaniu na pytania użytkowników.
Jeżeli nauczyciel lub administrator przestrzeni szkolnej udostępni materiał (tablicę albo dokument) przez link gościnny, osoba otwierająca ten link może edytować materiał bez konta Lexicave. W takim wypadku przetwarzane są: treść edycji na udostępnionym materiale, dane techniczne połączenia (w tym adres IP w logach serwera) oraz znaczniki czasu. Nie jest zakładane konto gościa, nie jest ustawiane ciasteczko sesji i nie są zapisywane preferencje edytora. Dostęp wynika z tajnego klucza w adresie linku — ten klucz może pojawić się w historii przeglądarki oraz w logach pierwszego żądania. Podstawą jest wykonanie usługi, o którą gość prosi, otwierając link (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz prawnie uzasadniony interes szkoły i operatora w udostępnieniu materiału i ochronie usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Link działa, dopóki nauczyciel go nie wyłączy albo materiał nie zostanie usunięty. Za decyzję o wysłaniu linku, w tym do osób małoletnich, odpowiada administrator danej przestrzeni szkolnej.
Jeżeli nauczyciel lub administrator przestrzeni szkolnej korzysta z funkcji wgrywania materiałów na tablice lub do dokumentów, przesłane pliki mogą być przetwarzane technicznie w celu ich walidacji, konwersji do bezpiecznego formatu obrazu, kompresji, usunięcia metadanych, przechowywania w przestrzeni szkoły, udostępnienia użytkownikom mającym dostęp do danej tablicy lub dokumentu oraz obsługi bezpieczeństwa i zgłoszeń naruszeń. Oryginalny plik służy wyłącznie jako materiał wejściowy do przetworzenia i co do zasady nie jest publicznie udostępniany; operator może natomiast zachowywać niezbędne metadane techniczne materiału, takie jak identyfikator, typ pliku, rozmiar, suma kontrolna, identyfikator osoby wgrywającej oraz historia blokady lub usunięcia.
Lexibat jest narzędziem AI. Jego odpowiedzi mogą być błędne, niepełne albo nieaktualne. Funkcja nie jest przeznaczona do udzielania porad medycznych, prawnych, finansowych, psychologicznych, terapeutycznych ani do podejmowania decyzji w sytuacjach zagrożenia. Użytkownik powinien weryfikować ważne informacje w wiarygodnych źródłach albo u odpowiedniego specjalisty.
Funkcja chatbotu Lexibat działa lokalnie na infrastrukturze operatora i nie wymaga przekazywania treści rozmowy do dodatkowego zewnętrznego dostawcy modelu AI. Komunikacja z chatbotem odbywa się przez własny serwer Matrix operatora. Użytkownik korzysta z wybranej przez siebie aplikacji klienckiej sieci Matrix na telefonie lub komputerze; taka aplikacja może lokalnie przechowywać kopie wiadomości i metadanych na urządzeniu użytkownika zgodnie z własnymi ustawieniami i zasadami jej dostawcy.
Jeżeli w danej przestrzeni szkolnej została włączona funkcja wideorozmów, w ramach świadczenia usługi może dochodzić do przetwarzania danych związanych z nawiązaniem i utrzymaniem połączenia audio-wideo, w szczególności identyfikatora pokoju, identyfikatora uczestnika w ramach sesji, czasu połączenia, podstawowych danych diagnostycznych i logów technicznych niezbędnych do zestawienia oraz zabezpieczenia połączenia. W toku transmisji mogą być również przetwarzane dane ujawniane przez użytkowników w ramach komunikacji w czasie rzeczywistym, w tym ich wizerunek, głos, wypowiedzi audio-wideo, treści wiadomości wpisywanych i wyświetlanych w czacie oraz, jeżeli użytkownik korzysta z tych funkcji, obraz z kamery, dźwięk z mikrofonu i treści udostępniane z ekranu. Platforma nie zapisuje nagrań wideorozmów ani nie prowadzi odrębnego, trwałego archiwum list uczestników spotkań.
Podanie danych wymaganych do założenia i utrzymania konta lub zawarcia umowy jest co do zasady dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z odpowiednich funkcji platformy oraz uczestnictwa w zajęciach. Brak ich podania może uniemożliwić utworzenie konta, kontakt lub świadczenie usługi edukacyjnej.
Dane mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z operatorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania platformy, jej utrzymania, zabezpieczenia i rozliczenia usługi.
Funkcja chatbotu Lexibat jest realizowana we własnej infrastrukturze operatora, z wykorzystaniem własnego serwera Matrix i lokalnie uruchomionego zaplecza modelowego, dlatego sama w sobie nie wymaga przekazywania treści rozmowy do dodatkowego zewnętrznego dostawcy AI ani odrębnego zewnętrznego operatora komunikacji. Funkcja wideorozmów jest domyślnie realizowana we własnej infrastrukturze operatora — na serwerze mediów SFU (mediasoup) hostowanym u operatora platformy — a jeżeli administrator danej szkoły wybierze taki tryb, alternatywnie na własnej instancji Jitsi, również utrzymywanej przez operatora. W obu trybach, jeżeli jest to potrzebne do zestawienia połączenia (np. ze względu na konfigurację sieci użytkownika), wykorzystywany może być również własny serwer przekaźnikowy TURN/STUN utrzymywany przez operatora. W żadnym z tych trybów funkcja wideorozmów sama w sobie nie wymaga zaangażowania odrębnego, zewnętrznego dostawcy usług wideokonferencyjnych. Media nie są nagrywane przez platformę; przy domyślnym trybie SFU połączenia nie wymagają bezpośredniej wymiany adresów IP między uczniami (topologia SFU). Na dzień publikacji niniejszej Polityki zasadnicza infrastruktura aplikacyjna i dane użytkowników platformy są utrzymywane na infrastrukturze zlokalizowanej w Polsce. Korzystanie z niektórych usług technicznych związanych z utrzymaniem domeny, dostępnością serwisu lub infrastrukturą internetową może jednak wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych przez zewnętrznych dostawców, również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli taki transfer okaże się niezbędny w zakresie danych osobowych, będzie realizowany zgodnie z wymogami prawa.
Użytkownicy — w tym uczniowie — mogą łączyć się z platformą, w tym z funkcją wideorozmów, z dowolnego miejsca na świecie. Samo połączenie się z usługą spoza Polski albo spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego nie stanowi transferu danych osobowych do państwa trzeciego w rozumieniu RODO — decydujące znaczenie ma miejsce siedziby administratora i podmiotu przetwarzającego oraz miejsce faktycznego przetwarzania danych, a nie fizyczna lokalizacja osoby łączącej się z usługą. Ponieważ Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na infrastrukturze opisanej w niniejszym punkcie, RODO ma pełne zastosowanie do takiego przetwarzania niezależnie od kraju, z którego dany użytkownik korzysta z platformy. Jeżeli natomiast dany użytkownik podlega dodatkowo lokalnym przepisom obowiązującym w kraju jego zamieszkania (np. szczególnym regulacjom dotyczącym danych małoletnich), za identyfikację i spełnienie takich dodatkowych wymogów odpowiada administrator danych właściwy dla danej przestrzeni szkolnej (szkoła zewnętrzna dla swoich uczniów lub Tomasz Horodecki dla własnych uczniów), jako podmiot znający kraj zamieszkania swoich uczniów.
W przypadku uczniów uczących się bezpośrednio u Usługodawcy (własna działalność edukacyjna Tomasza Horodeckiego, m.in. w przestrzeni https://lexicave.com/s/hiszpan-ski/), dane osobowe przetwarzane w celu świadczenia usług edukacyjnych są przechowywane przez czas trwania nauki i utrzymywania konta, a po zakończeniu nauki — przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa cywilnego oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zwykle 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
Dane przetwarzane przez operatora w celu zawarcia i wykonania umów z klientami platformy (zewnętrznymi szkołami i nauczycielami) są przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi zgłoszeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Dane przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych, w szczególności dokumenty księgowe i rozliczeniowe, są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
W przypadku danych prowadzonych w ramach przestrzeni szkół zewnętrznych decyzje o usunięciu konta lub treści edukacyjnych podejmuje właściwy zewnętrzny administrator danych, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych ciążących na operatorze oraz technicznie uzasadnionego czasu potrzebnego na wykonanie dyspozycji.
Materiały wgrane na tablice lub do dokumentów są przechowywane tak długo, jak są używane w przestrzeni szkoły lub jak długo jest to potrzebne do obsługi usługi, bezpieczeństwa albo roszczeń. Materiały nieużywane mogą być usuwane w ramach cyklicznego sprzątania technicznego po krótkim okresie bezpieczeństwa. Materiały zgłoszone jako bezprawne, zablokowane albo usuwane na żądanie uprawnionego podmiotu mogą zostać zablokowane lub usunięte bez czekania na cykliczne sprzątanie.
Dane dotyczące zgłoszeń naruszeń, w tym techniczny skrót adresu IP wykorzystywany do ograniczania nadużyć, są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi zgłoszenia, wykazania podjętych działań oraz obrony przed roszczeniami.
Identyfikatory kont wygenerowane dla funkcji Lexibat, informacje o wygenerowaniu lub resecie hasła oraz informacja o akceptacji komunikatu ostrzegawczego są przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia użytkownikowi dostępu do funkcji, obsługi wsparcia technicznego, bezpieczeństwa oraz rozliczalności udostępnienia funkcji, chyba że właściwy administrator danych zleci ich wcześniejsze usunięcie albo dalsze przechowywanie wynika z obowiązku prawnego lub potrzeby obrony przed roszczeniami. Hasło do konta Matrix używanego przez Lexibata jest prezentowane użytkownikowi jednorazowo przy wygenerowaniu albo resecie i nie jest przechowywane w bazie platformy w postaci umożliwiającej jego późniejsze wyświetlenie.
Wiadomości kierowane do chatbotu Lexibat i odpowiedzi generowane w ramach rozmowy są co do zasady przechowywane jako część historii komunikacji w danej przestrzeni szkolnej przez okres wynikający z konfiguracji usługi lub decyzji właściwego administratora danych. Niezależnie od tego kopie wiadomości mogą być lokalnie przechowywane przez używaną przez użytkownika aplikację kliencką Matrix na jego urządzeniu, zgodnie z jej ustawieniami.
Logi systemowe i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres niezbędny do diagnostyki, zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć, co do zasady w modelu rotacyjnym. Na dzień publikacji standardowy okres retencji takich logów wynosi do 14 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do analizy incydentu lub wynika z obowiązku prawnego.
Platforma nie utrwala treści wideorozmów w postaci nagrań audio ani wideo. Jeżeli media w trakcie połączenia przechodzą przez serwer pośredniczący, odbywa się to wyłącznie w celu technicznego zestawienia i utrzymania rozmowy.
Platforma Lexicave korzysta z plików cookies i podobnych mechanizmów technicznych wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania aplikacji, w szczególności do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika, ochrony formularzy oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Osoba korzystająca z linku gościnnego do materiału nie otrzymuje ciasteczka sesji — dostęp jest związany z tajnym kluczem w adresie tego linku.
Wbudowany w platformę notatnik został skonfigurowany w taki sposób, aby ograniczać zapisywanie zbędnych preferencji w pamięci przeglądarki. Funkcja wideorozmów Lexicave nie zapisuje stanu lekcji w localStorage ani sessionStorage przeglądarki — identyfikator aktywnej sesji jest utrzymywany wyłącznie w sesji serwerowej (cookie sesji PHP). Do zestawienia połączenia mogą być używane technicznie niezbędne mechanizmy przeglądarki związane z dostępem do kamery i mikrofonu po wyrażeniu zgody użytkownika.
Lexicave nie wykorzystuje cookies ani pamięci przeglądarki do celów marketingowych, profilowania lub zewnętrznej analityki behawioralnej.
Korzystanie z platformy wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. Pojedyncze zapytania mogą być zapisywane w logach systemowych. Adresy IP użytkowników są ograniczane lub maskowane na poziomie infrastruktury brzegowej, dlatego operator nie dąży do rutynowego gromadzenia pełnych adresów IP, chyba że jest to wyjątkowo konieczne dla bezpieczeństwa lub analizy incydentu.
W logach mogą pojawiać się informacje takie jak data i czas zapytania, identyfikatory techniczne sesji lub pokoju, komunikaty błędów oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, jeżeli jest to niezbędne do diagnostyki działania usługi, w tym funkcji wideorozmów.
W zakresie wynikającym z RODO przysługują Ci prawa do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przysługuje również prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.
Sposób realizacji praw zależy od tego, w jakiej relacji korzystasz z platformy:
Operator nie podejmuje wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.
We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych przez operatora platformy Lexicave można kontaktować się na adres e-mail: info@hiszpan.ski.