1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy edukacyjnej Lexicave, dostępnej w domenach i subdomenach powiązanych z usługą.
1.2. Usługodawcą i twórcą platformy Lexicave jest Tomasz Horodecki nauka języka hiszpańskiego, NIP: 5882532373, adres do korespondencji: ul. Zawodzie 20, 80-726 Gdańsk, adres e-mail: info@hiszpan.ski.
1.3. Użytkownikiem jest każda osoba korzystająca z platformy, w szczególności szkoła językowa, niezależny nauczyciel, administrator przestrzeni szkolnej, nauczyciel lub uczeń.
1.4. W zakresie danych osobowych przetwarzanych w ramach konkretnej przestrzeni szkolnej role stron zostały opisane w Polityce Prywatności oraz w części dotyczącej powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2.1. Lexicave jest platformą wspierającą naukę słownictwa i organizację pracy dydaktycznej. W ramach usługi mogą być udostępniane w szczególności interaktywne fiszki, automatycznie generowane audio, system powtórek oparty o Spaced Repetition (SRS), zintegrowany notatnik, edukacyjny chatbot Lexibat do ćwiczenia języka, poprawiania błędów i odpowiadania na pytania użytkowników oraz, jeżeli funkcja została włączona w danej przestrzeni szkolnej, moduł wideorozmów do prowadzenia zajęć online.
2.2. Zakres dostępnych funkcji może zależeć od wybranego planu, konfiguracji konta oraz decyzji administratora danej przestrzeni szkolnej.
2.3. Administrator przestrzeni szkolnej może zarządzać kontami przypisanych użytkowników, przypisywać materiały dydaktyczne oraz przeglądać dane dotyczące aktywności edukacyjnej w zakresie udostępnionym przez platformę.
3.1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, Regulaminem oraz przepisami prawa, z poszanowaniem praw osób trzecich, w tym dóbr osobistych i praw autorskich.
3.2. Konto użytkownika jest przeznaczone do osobistego korzystania przez uprawnioną osobę. Zabronione jest udostępnianie danych dostępowych osobom nieuprawnionym.
3.3. Zabronione jest umieszczanie na platformie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, zawierających złośliwe oprogramowanie, spam albo treści niezwiązanych z korzystaniem z usługi w sposób zgodny z jej przeznaczeniem.
3.4. Do treści wprowadzanych do funkcji platformy, w tym do fiszek, zestawów, notatek, wiadomości kierowanych do chatbotu Lexibat oraz treści przekazywanych do generowania audio, nie należy wpisywać danych zbędnych, danych szczególnych kategorii ani informacji poufnych, chyba że administrator danych dysponuje wyraźną i zgodną z prawem podstawą ich przetwarzania oraz świadomie dopuszcza takie użycie usługi.
3.5. Administrator przestrzeni szkolnej odpowiada za sposób organizacji korzystania z platformy w swojej organizacji, w tym za dobór użytkowników, zakres uprawnień, legalność treści wprowadzanych do usługi oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec uczniów, nauczycieli i innych osób korzystających z przestrzeni szkolnej. Usługodawca spełnia natomiast obowiązki informacyjne dotyczące tych danych osobowych, dla których sam działa jako administrator, zgodnie z Polityką Prywatności.
3.6. Platforma nie przewiduje otwartej, publicznej rejestracji uczniów. Konta użytkowników w przestrzeni szkolnej są zakładane wyłącznie przez samych użytkowników na podstawie linku zapraszającego wygenerowanego przez uprawnioną szkołę, nauczyciela albo administratora danej przestrzeni. Jeżeli administrator danych dopuszcza do korzystania z platformy osoby małoletnie, odpowiada za zapewnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania ich danych oraz uzyskanie wymaganych zgód lub upoważnień, jeśli są one konieczne.
3.7. Jeżeli w danej przestrzeni szkolnej włączono funkcję wideorozmów, administrator danych odpowiada za dopuszczalność korzystania z tej funkcji w swojej organizacji oraz za poinformowanie użytkowników o zasadach jej używania.
3.8. Jeżeli w danej przestrzeni szkolnej włączono funkcję chatbotu Lexibat, administrator danych odpowiada za dopuszczalność korzystania z tej funkcji w swojej organizacji, za dobór użytkowników, którym funkcja jest udostępniana, oraz za poinformowanie użytkowników lub - w przypadku osób małoletnich, gdy wymaga tego model korzystania z usługi - ich rodziców albo opiekunów o zasadach jej używania.
3.9. Lexibat jest edukacyjnym narzędziem AI służącym do wspierania nauki języka. Odpowiedzi Lexibata mogą być błędne, niepełne, nieaktualne albo nieadekwatne do sytuacji użytkownika. Użytkownik nie powinien traktować odpowiedzi Lexibata jako porady medycznej, prawnej, finansowej, psychologicznej, terapeutycznej, zawodowej ani jako instrukcji postępowania w sytuacji zagrożenia. Ważne informacje, zwłaszcza dotyczące życia, zdrowia, bezpieczeństwa, praw lub obowiązków, należy weryfikować w wiarygodnych źródłach albo u odpowiedniego specjalisty.
3.10. Użytkownik nie powinien przekazywać Lexibatowi danych szczególnych kategorii, informacji poufnych, danych osób trzecich ani treści niezwiązanych z edukacyjnym celem funkcji, chyba że właściwy administrator danych świadomie dopuścił takie użycie i posiada do niego zgodną z prawem podstawę.
4.1. Usługodawca podejmuje rozsądne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania platformy, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej i całkowicie bezbłędnej dostępności usługi.
4.2. Mogą występować czasowe przerwy w działaniu platformy, w szczególności z powodu prac konserwacyjnych, aktualizacji, awarii infrastruktury, działania siły wyższej, ataków na systemy teleinformatyczne albo problemów po stronie zewnętrznych dostawców usług technicznych.
4.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści wprowadzane do platformy przez użytkowników, za sposób wykorzystania platformy przez administratora danej przestrzeni szkolnej ani za skutki naruszenia Regulaminu przez użytkowników, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
4.4. W przypadku naruszenia Regulaminu, zagrożenia bezpieczeństwa usługi albo uzasadnionego podejrzenia działań bezprawnych Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do konta lub wybranych funkcji w zakresie niezbędnym do ochrony platformy, innych użytkowników albo zgodności z prawem.
5.1. Jeżeli platforma jest wykorzystywana przez szkołę językową albo niezależnego nauczyciela do prowadzenia kont uczniów, nauczycieli lub personelu w ramach danej przestrzeni szkolnej, postanowienia niniejszego punktu stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy tym podmiotem jako administratorem danych a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym.
5.2. Akceptacja Regulaminu przez administratora przestrzeni szkolnej albo przez osobę działającą w imieniu szkoły lub niezależnego nauczyciela oznacza akceptację warunków powierzenia. Akceptacja Regulaminu przez końcowego użytkownika konta w ramach już utworzonej przestrzeni szkolnej nie zmienia samodzielnie ról stron.
Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do udostępnienia, utrzymania, zabezpieczenia i wsparcia platformy Lexicave. Powierzenie trwa przez okres świadczenia usług na rzecz danego administratora danych oraz przez okres niezbędny do wykonania obowiązków związanych z zakończeniem usługi, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa.
Powierzenie może obejmować dane uczniów, nauczycieli, administratorów przestrzeni szkolnej oraz innych osób, którym administrator danych udostępnia konta w platformie. Zakres danych może obejmować w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikatory kont, hasła w postaci skrótu kryptograficznego dla kont platformy, identyfikatory kont i jednorazowo prezentowane hasła generowane dla funkcji Lexibat, informacje o wygenerowaniu lub resecie hasła Lexibata, informacje o akceptacji komunikatu ostrzegawczego Lexibata, treści materiałów edukacyjnych, notatki, dane o postępach w nauce, statystyki aktywności oraz inne dane wprowadzone do platformy przez administratora danych lub jego użytkowników. Hasła do kont Matrix używanych przez Lexibata nie są przechowywane w bazie platformy w postaci umożliwiającej ich późniejsze wyświetlenie. Jeżeli administrator danych korzysta z funkcji chatbotu Lexibat, zakres powierzonych danych może obejmować również treść wiadomości kierowanych do chatbotu, treść odpowiedzi generowanych w ramach rozmowy, dane techniczne niezbędne do dostarczenia komunikacji przez serwer Matrix oraz - jeżeli użytkownik korzysta z takich funkcji - załączone obrazy, nagrania głosowe lub ich transkrypcje. Jeżeli administrator danych korzysta z funkcji wideorozmów, zakres powierzonych danych może obejmować również dane technicznie niezbędne do zestawienia i obsługi połączenia oraz treści komunikacji przekazywanej w czasie rzeczywistym.
Powierzone dane są przetwarzane wyłącznie w celu wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, w tym zapewnienia funkcjonalności platformy, wsparcia technicznego, obsługi edukacyjnego chatbotu Lexibat oraz obsługi zajęć online, jeśli administrator danych korzysta z modułu wideorozmów. Usługodawca nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych, niezależnych celów administratora, z wyjątkiem danych, które przetwarza samodzielnie jako odrębny administrator na zasadach opisanych w Polityce Prywatności.
Administrator danych wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podmiotów przetwarzających, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usługi. Aktualna lista kluczowych subprocesorów jest wskazana w Polityce Prywatności.
Na dzień publikacji Regulaminu kluczowym subprocesorem infrastrukturalnym jest Sprint S.A., świadczący usługi hostingowe w Polsce. Funkcja wideorozmów jest realizowana na własnej instancji Jitsi utrzymywanej przez Usługodawcę na tej samej infrastrukturze i sama w sobie nie wymaga zaangażowania odrębnego zewnętrznego dostawcy wideokonferencji. Funkcja chatbotu Lexibat działa lokalnie na infrastrukturze Usługodawcy i komunikuje się z użytkownikami przez własny serwer Matrix utrzymywany przez Usługodawcę, dlatego sama w sobie nie wymaga zaangażowania dodatkowego zewnętrznego dostawcy modelu AI ani odrębnego zewnętrznego operatora komunikacji.
W przypadku planowanego dodania lub zmiany istotnego subprocesora Usługodawca poinformuje administratora danych z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby administrator mógł zgłosić uzasadniony sprzeciw przed rozpoczęciem korzystania z nowego podmiotu, o ile sprzeciw wynika z rzeczywistych wymogów prawnych lub bezpieczeństwa.
Administrator danych może żądać informacji niezbędnych do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz przeprowadzić audyt lub inspekcję po wcześniejszym uzgodnieniu terminu i zakresu, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy albo istotny incydent bezpieczeństwa uzasadniają częstsze działania. Audyt powinien być prowadzony w sposób nienaruszający tajemnicy przedsiębiorstwa Usługodawcy, bezpieczeństwa innych klientów ani ciągłości świadczenia usług.
6.1. Wszelkie reklamacje, zgłoszenia dotyczące działania platformy oraz pytania związane z Regulaminem należy kierować na adres e-mail: info@hiszpan.ski.
6.2. Usługodawca udziela odpowiedzi na zgłoszenia w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu 14 dni, chyba że charakter sprawy uzasadnia dłuższy czas odpowiedzi, o czym zgłaszający zostanie poinformowany.
6.3. Regulamin może zostać zmieniony z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności platformy, zmiany modelu świadczenia usług lub konieczności poprawy bezpieczeństwa. O istotnych zmianach administratorzy aktywnych przestrzeni szkolnych będą informowani z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, chyba że wcześniejsze wejście zmian w życie jest wymagane przez prawo albo konieczne ze względów bezpieczeństwa.
6.4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie oraz odpowiednie przepisy prawa Unii Europejskiej, w tym RODO.